Der Bedarf nach einer geänderten Bürosituation kann die eigene Organisation schon überfordern. Es braucht doch einiges an Planung und Überlegung.
Was Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre Bürosituation verändern wollen
Dieser Artikel richtet sich an mittelgroße Unternehmen, die neue Büroräumlichkeiten suchen, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.
Sie finden eine Kurzanleitung, worauf Augenmerk zu legen ist, damit die neue Bürofläche den zukünftigen Anforderungen tatsächlich Stand hält.
Home-Office ist gekommen, um zu bleiben. Moderne Mitarbeiter stellen andere Anforderungen an die Arbeitsumgebung. Die Bürofläche wird zu klein, passt in der Ausstattung nicht mehr, etc. Es gibt viele Anlässe, weshalb die aktuelle Bürosituation überdacht werden muss.
Welche Themen sind zu bearbeiten?
Teilen Sie uns Ihre aktuelle Bürosituation mit und stellen Sie uns Ihre Fragen! Gerne stehen wir für ein weiterführendes Gespräch zur Verfügung.
Zuallererst empfiehlt sich, die Mitarbeiter abzuholen:
Es ist wichtig, die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter in Bezug auf Lage, Erreichbarkeit, umliegende Infrastruktur zu berücksichtigen. Auch bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes, einschließlich Sozialräumen, Besprechungszimmern und kreativen Arbeitsbereichen, ist die Kenntnis der Mitarbeiterwünsche bedeutsam.
Ermitteln Sie den benötigten Flächenbedarf:
In vielen Unternehmen ist das Home-Office fixer Bestandteil geworden. Es werden weniger Arbeitsplätze vor Ort benötigt. Gleichzeitig sind andere Bereiche, wie Treffpunkte für Teammeetings oder flexible Besprechungsräume zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter einer Abteilung sollen sich wahrscheinlich einmal in der Woche zusammensetzen. Weiters braucht es andere Treffpunkte, der Gang hat wohl ausgedient, da die zufälligen Begegnungen abnehmen (die Teeküche ist oft der kreativste und informativste Hotspot in einem Unternehmen). Brauchen Ihre Mitarbeiter Stauraum? Auch eine Garderobe oder derartiges muss überlegt werden.
Die Büroumgebung hat einen großen Einfluss auf die Kreativität und Innovationskraft Ihrer Mitarbeiter. Schaffen Sie inspirierende Räume, die zum Denken anregen und die Zusammenarbeit fördern. Bieten Sie beispielsweise Lounge-Bereiche, in denen informelle Gespräche stattfinden können, oder gestalten Sie Besprechungsräume mit Whiteboards und Projektionsmöglichkeiten für interaktive Präsentationen. Eine angenehme und anregende Arbeitsumgebung steigert die Motivation und die Qualität der Arbeit.
Vergessen Sie nicht, zukünftige Bedürfnisse in die Überlegungen miteinzubeziehen.
Ab einem bestimmten Flächenbedarf ist es empfehlenswert, einen Architekten mit der Erstellung eines Raumkonzeptes und einer Kostenschätzung zu beauftragen.
Die technische Ausstattung ist ebenfalls von großer Bedeutung. Die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen erfordert eine Anpassung der IT-Infrastruktur. Allfällig gibt es auch andere, neue Anforderungen? Vielleicht ist eine stärkere Digitalisierung möglich und sinnvoll.
ESG/Nachhaltigkeit spielen eine immer größere Rolle: Gibt es Konzernvorgaben, oder Vorgaben des Eigentümers betreffend Nachhaltigkeit Gesamteffizienzklasse, oder Zertifizierung von Büroflächen?
Dann sind wir schon beim Budget.
Was möchten Sie pro m2 an Kosten veranschlagen?
Da ist insbesondere die Miete und die Betriebskosten pro m2 der wesentlichen Treiber. Betreffend die aktuellen Mieten und Betriebskosten empfiehlt sich eine Recherche am Markt (z.B. via Internet, manche Makler veröffentlichen Berichte zum Büromarkt), um ein Gefühl für die aktuelle Marktlage zu entwickeln. Natürlich kann auch ein Büromakler entsprechende Auskünfte erteilen. Damit bekommen Sie einen Überblick über die sogenannten „asking rents“, also die Mietangebote, die oft noch verhandelbar sind.
Ein Umzug bzw. Umbau kostet Geld. Die hierfür anfallenden Kosten sollten auch auf die Laufzeit und m2-Nutzfläche verteilt werden, um eine Vergleichbarkeit zur bestehenden Fläche und den aktuellen Konditionen zu schaffen.
Definieren Sie die „geeignete Immobilie“:
Lage, Erreichbarkeit, Infrastruktur, Fläche, Ausstattung, Energiebedarf, Zertifizierung, … . Stellen Sie Überlegungen zur Mietlaufzeit, Verlängerungsoptionen und Kündigungsmöglichkeiten an. Flexibilität auch in Bezug auf Büromietverhältnisse ist für mittelständische Unternehmen immer wieder von großer Bedeutung, als sich die geschäftlichen Anforderungen rasch ändern können. Soll der neue Standort entsprechende Möglichkeiten bieten? Berücksichtigen Sie, ob entsprechende Klauseln im Mietvertrag Ihnen Anpassungsmöglichkeiten geben sollten, wenn der Flächenbedarf steigt oder geringer wird.
Zusammenfassung:
Bei der Suche nach neuen Büroräumen ist es für mittelständische Unternehmen wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter, die Bewertung des Raumbedarfs, die Beurteilung der technischen Anforderungen, die Festlegung eines realistischen Budgets, die Berücksichtigung der Nachhaltigkeit und die Zusammenarbeit mit Büromaklern können die Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen. Ein gut geplanter Übergang in ein neues Büro wird dazu beitragen, den sich ändernden Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
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